Message d'accueil telephonique TPE : 5 exemples pros en 2 minutes

Un bon message d'accueil telephonique fait trois choses : confirmer que l'appelant est au bon endroit, donner une estimation du delai, et proposer une alternative si personne ne repond.

Voici 5 scripts prets a l'emploi. Adapte le nom, les horaires et le delai de rappel.

Script 1 — Accueil simple (solo)

Bonjour et bienvenue chez [nom de l'entreprise].
Nous ne sommes pas disponibles pour le moment.
Laissez votre nom et votre numero, nous vous rappelons dans la journee.
Merci et a bientot.

Quand l'utiliser : si tu es seul et que tu ne peux pas toujours decrocher. Le plus important est la promesse de rappel — tiens-la.

Script 2 — Accueil avec horaires

Bonjour et bienvenue chez [nom de l'entreprise].
Nos horaires d'ouverture sont du lundi au vendredi de 9h a 18h.
Si vous appelez en dehors de ces horaires, laissez un message
et nous vous recontacterons des le lendemain matin.
Pour les demandes urgentes, envoyez un email a [adresse email].
Merci.

Quand l'utiliser : si tu recois des appels hors horaires et que tu veux canaliser les demandes.

Script 3 — Accueil avec routage (petite equipe)

Bonjour et bienvenue chez [nom de l'entreprise].
Pour un nouveau projet, tapez 1.
Pour le suivi d'un projet en cours, tapez 2.
Pour toute autre demande, restez en ligne.

Quand l'utiliser : si tu es 2-5 personnes et que tu veux diriger les appels vers la bonne personne. Necessite un standard cloud avec routage (voir comment choisir un standard cloud).

Script 4 — Accueil avec estimation de rappel

Bonjour, vous etes bien chez [nom de l'entreprise].
Tous nos collaborateurs sont en ligne.
Votre appel est important. Laissez votre nom, votre numero
et l'objet de votre appel. Nous vous rappelons sous 2 heures maximum.
Merci de votre patience.

Quand l'utiliser : si tu veux donner un engagement de delai. Attention : si tu annonces 2 heures, rappelle en 2 heures. Une promesse non tenue est pire que pas de promesse.

Script 5 — Accueil avec alternative email

Bonjour et bienvenue chez [nom de l'entreprise].
Nous sommes actuellement indisponibles.
Pour une reponse rapide, envoyez votre demande par email
a [adresse email]. Nous repondons sous 24 heures.
Vous pouvez aussi laisser un message vocal apres le bip.
Merci.

Quand l'utiliser : si tu reponds plus vite par email que par telephone. Ca arrive souvent chez les freelances — assume-le.

Les regles d'un bon message d'accueil

1. Moins de 30 secondes. Au-dela, l'appelant raccroche.
2. Dis le nom de l'entreprise. L'appelant doit savoir qu'il est au bon endroit.
3. Donne un delai de rappel. Et respecte-le.
4. Propose une alternative. Email, formulaire, rappel.
5. Enregistre dans un endroit calme. Pas de bruit de fond.

Les erreurs a eviter

• Un message trop long avec de la musique d'attente sur un repondeur solo.
• "Votre appel est important pour nous" sans engagement de rappel.
• Un message enregistre il y a 3 ans avec des horaires obsoletes.
• Pas de message du tout — le telephone sonne dans le vide.

CTA

Avant de configurer ton message, estime combien te coutent les appels manques avec le calculateur appels manques. Tu sauras si un standard cloud vaut l'investissement.